日々の社長業、本当にお疲れ様です。
私は元経営者、現カウンセラーブロガーのhajimeと申します（詳しくは「はじめまして」をご覧くださいhttps://hajime0-0blog.com/27/）。
約２０年間の会社経営で得た経験とカウンセラーという資格を生かし、現在経営されている方々へ少しでもお役に立てればと思い、オンラインカウンセリングルームを運営しながらブログを書いています。
それでは今回のテーマは
「秘書って必要？オンライン秘書を有効活用」
です。
最後までお読み頂けましたら幸いです。
社長秘書って本当に必要？
秘書というのは状況に応じて必要か不必要かが決まるものだと思います。
あまりにも当然な答えでスミマセン(苦笑)。
秘書を採用したら何をしてもらうのか？という目的にもよるのですが、社長自身の仕事量や商談等の申し込みが多くスケジュール管理に苦慮していたり、既にトラブルなどが発生しているような社長であれば必要性が高いのではないかと思います。
またワンクッション的な意味合いで秘書を配置するのも有効でしょう。
取引先のアポ要望や従業員からの面談希望など「社長に会いたい」という申し出が多い場合、都度社長が手を止め面談日を決めるなどの対応をしなくてはなりません。
これって意外と多くの時間が取られませんか。
私はかなり取られました（涙）
もちろん、取引先などは最初から希望日時を3候補程度挙げてきてくれますが、かなりお忙しい社長だと候補の中にOK日がなく、改めてやり取りしなくてはならないケースもあると思います。
規模が小さな会社だと、従業員から「今日お話ししたいことがあるのですが」など突然の申し出があり、多くのタスクを抱えている社長はめちゃくちゃ大変です。
そんな時秘書という存在があれば、直接社長への申し出が少なくなり社長業に専念できます。
以下の図のように、経営者が従事している業務は広範囲に及ぶため、経営者は無駄な時間をできる限り省き効率良く仕事をこなしていくことが求められます。
更に、55.7％もの経営者が自身の業務時間を削減したいと思っています。
社員に任せられる仕事やルーティン的な業務は秘書に任せて、「経営者自身がやるべきこと」や「経営者自身にしかできないこと」に貴重な経営者の時間を使うことを考える必要があると思います。
中小規模の社長秘書の役割
一般的に持たれている秘書のイメージで話をしてきましたが、秘書の活用法は他にも沢山あります。
私も20年間社長業をしてきた中で約5年間秘書を置いていました。当然スケジュール管理など「THE秘書」という仕事もやってもらいましたが、基本的になんでもやってもらいました。
書類作成、情報収集、資料まとめ、商談同席、商談後の議事録作成、リサーチ業務、運転手、更に繁忙期などは現場に出てもらうこともありました。
私は優秀な秘書に恵まれたので、愚痴ひとつこぼさずオールマイティーにこなしてくれて本当に助かる存在でした。
要は、社長が現時点で思う当社の不足部分を補う役割という位置付けで秘書を置かれるのであればかなり効果的ではないかと思います。
但し範囲が広くさまざまな業務をこなしてほしいという社長の要望は、面接時にできる限り具体的に説明しておかないと、採用後に「こんなことまでするの？」と愚痴や不満が出てきて結果トラブルの原因になるので注意が必要です。
便利なオンライン秘書を活用。2社厳選！
では、実際雇用しようとして求人を出すと、人気職種なので意外と多くの応募がくると思います。
ちなみに私の会社では、当時1回の求人広告で20人程度の応募がありました。採用枠は1人なので倍率は20倍です。
いきなり正規雇用するのも人件費が大きく悩んでしまうという社長も多いのでは？
では”派遣社員”と思ってもこちらもかなりのコストがかかります。
もちろんパート採用というのも選択肢のひとつですが、時間的制限が出てしまうことも考えられます。
経営者の悩み…
◇仕事が少ない時やない時、給料を減らしたい（がそうはいきません）
◇求人広告を出しても条件に合う応募者がこない
◇派遣社員はコストがかかる
そのような時におすすめなのがオンライン秘書（オンラインアシスタント）の選択肢です！
仕事を依頼したいときだけ費用が発生する無駄のないシステムなのでとても取り入れやすいです。しかも無料トライアルが用意されている会社もあるので、まずはお試しできるのも安心です。
私が秘書を雇用していた時に
こんな便利なものがあったらなぁとつくづく思いました。
オンライン秘書の会社は沢山あるのでかなり色々調べましたが、この2択だと思いご紹介させて頂きます。
わかりやすくポイントをまとめてご紹介させて頂くのですが、２社共長期契約などプランによって時間単価が安くなるのが特徴です！
オンラインアシスタント「フジ子さん」
- 経理、人事、総務、WEB運用、リサーチ、見積もり業務など幅広いタスクにチームで対応
- 2時間分のオンラインアシスタント業務を無料で試せるので安心
- 月額51,700円（税込）～
- 業界水準のおよそ半額の料金設定なので続けやすい
- 1ヵ月のみの短期利用もOK！
オンラインアシスタント「CASTER BIZ キャスタービズ」
- 秘書業務、営業事務、人事、経理、クリエイティブ、翻訳など、優秀なアシスタントがチームでサポート
- 導入企業累計3,000社突破
- 月額118,000円（税込）～
- サービス紹介資料ダウンロード（PDF、A4、全12ページ）
- 初期費用、無料お試し等は要お問い合わせ
まとめ
今回は「秘書って必要？オンライン秘書を有効活用」についてお話しさせて頂きました。
①会社の現況に応じて秘書採用を決定すること
②業務で今不足している部分を補うことができる仕事範囲を決めて契約すること
※契約範囲が広い場合は、面接時に必ず全て説明しておく重要性も付け加えました。
③仕事を依頼した時だけ費用が発生するシステムを活用しましょう
◇「フジ子さん」
◇「CASTER BIZ キャスタービズ」
厳選したオンラインアシスタント会社2社をご紹介させて頂きました。
今回の記事が少しでも多くの経営者様のお役に立てたら幸いです。
今回も最後までご覧頂きましてありがとうございます。
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