ABC分類と仕事の棚卸しで貴重な毎日を大切に【経営者の悩み解決】

日々の社長業、本当にお疲れ様です。

私は元経営者、現カウンセラーブロガーのhajimeと申します（詳しくは「はじめまして」をご覧くださいhttps://hajime0-0blog.com/27/）。

約２０年間の会社経営で得た経験とカウンセラーという資格を生かし、現在経営されている方々へ少しでもお役に立てればと思い、オンラインカウンセリングルームを運営しながらブログを書いています。

それでは今回のテーマは
「ABC分類と仕事の棚卸しで貴重な毎日を大切に」
です。

最後までお読み頂けましたら幸いです。

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ABC分類
ABC分類するための基準作りと分析が重要
定期的な仕事の棚卸し
まとめ

ABC分類

重要なマルチタスク（複数の仕事を同時並行で進めること）が多い経営者。
今やるべき仕事をスマホにメモしたりしてリスト化されていると思います。

いわゆる「ＴＯＤＯリスト」です。

簡単にメモしておくだけでも良いのですが、タスクに優先順位を付け高い順に「ABC」に分けて記録することがおすすめです。

なんとなく頭の中で優先順位をつけている方もいると思うのですが、目に見える形できちんとABCに分けることはとても大切です。

hajime

タスクをABCに分けることを、
「ABC分類」「ABC分析」「ABC管理」など、さまざまな呼び方がありますが、今回は「ABC分類」で話を進めさせて頂きます。

経営者も人間なので、ついつい得意な仕事やすぐに終わりそうな楽な仕事から始めてしまうこともあると思います。この場合、会社にとって有益な仕事が後回しになる危険性があります。

また、結果がすぐに出る仕事から手を付けるのは悪いことではないのですが、こればかりを進めていると中長期的に取り組まなければならない課題にいつまでも着手できず、結果会社の舵取りを誤ってしまったり、市場の流れに遅れをとってしまうケースも出てくるので注意しましょう。

ABC分類するための基準作りと分析が重要

タスクをABC分類する際、以下のような基準に基づいて配分します。

【Ａ】・・・会社にとって有益性が高く、緊急性や期限があるもの
【Ｂ】・・・できる限り早く解決すべきこと
【Ｃ】・・・やっておいたほうが良いこと

前述したように、中長期的に取り組まなければならない課題は、その課題を細分化しABCに振り分けます。

例えば、「従業員の評価制度の見直し」という長期的課題があった場合、

Ａに、現在の評価制度の問題点を洗い出す
Ｂに、新評価制度の骨子作り
Ｃに、従業員へのヒヤリングをする
などのようになります。

この優先順位の付け方は経営者の方によって異なると思います。
例えば、Ｂの骨子作りをＡに持ってくる方もいると思います。

いずれにしても大切なことは、中長期的な課題に関しても必ずABC分類に組み込み、着実にひとつずつ片付けていくということです。

定期的な仕事の棚卸し

ABCに分類した仕事をひとつずつ処理していくわけですが、進めていく中でひとつポイントにしていただきたいことがあります。

今日はＡを５つ、Ｂを３つ、Ｃは１つなどのように、分類ごとに目標を立てて進めていくということです。
当然ですが、終わったらその項目を消し、新たな仕事が入ってきたら書き加え…を繰り返していきます。

それを繰り返していく中でとても重要なことが「仕事の棚卸し」です。

終了→追加→終了→追加…を繰り返していくと、タスクの優先順位に違和感を感じる時が出てきます。
「本当にこれはＡだろうか」
「Ｂがやたらと増えている」
「Ｃの項目が全然片付いていない」

など。このように感じたらすぐに分類を修正します。
これが「仕事の棚卸し」です。

hajime

私は３日に１回行っていました。

経営者の仕事は多岐に渡り、タスク数も半端なく多いため３日も経つと違和感が出てきます。
○日に一回と決めずとも、違和感を感じたらすぐに行うようにして下さい。

「仕事の棚卸し」をしっかり行うことで、大切な仕事の見落としも減るだけでなく、収益性の高い仕事を着実にこなせるようになっていきます。

「ABC分類」と「仕事の棚卸し」の組み合わせで、経営者の貴重な時間を最大限有効に活用しましょう。

＼今回のテーマに合ったおすすめの本をご紹介させて頂きます／

岡野純
マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!!
タスク管理超入門

難しいと思われている “タスク管理” ですが本書が提案している「シンプルかつ理解しやすい管理方法」は、幼稚園児でも実践できるほどの分かりやすさ！

効果的なタスク管理方法を、読みやすいマンガでイチから解説。
この “超簡単” なタスク管理方法を習得するだけで、生活に余裕が生まれること間違いなしです。

本書で語られている「タスク管理法」の基本をざっくりと解説すると、

(1)とりあえず自分の全タスクをひとまとめにし、
(2)それらを細かく分割/整理してやるべきことを明確にしてから、
(3)管理する
というもの。はっきり言ってとてもシンプルです。

hajime

経営者の方へは優しすぎる本かな？と思ったのですが、意外とタスク管理の基本が理解されておらずなんとなく管理している方もいらっしゃると思い、この本をおすすめさせて頂きました。

マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門 impress QuickBooks

出版社	発売日	単行本
インプレス	2013年9月20日	182ページ

わかりやすく密度が濃い
7つの習慣を以前読んで、4つの領域という理想的なスケジュール管理を学びました。本書にも4つの領域を踏まえつつ具体的なタスク管理術を教えてくれています。
いわば本書は7つの習慣の補完本となっているのです。
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To doリストで管理しているのにイマイチ結果に繋がらない人向け
タスク管理の重要性をわかっているつもりで、To doリストを作るけどタスクに追われてしまう感覚がありました。
タスク管理への苦手意識がある人は、この本で紹介されているどこかのプロセスに改善点があると思います。（自分のことです）
マンガなのでサクサクと読めるし、説明が直感的にわかるところがよかったです。
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とてもよくできた本
かんたんな漫画で、要点がうまくまとめられている。
実用という意味では、私はGoogleカレンダーとGoogleTODOリストを併用しながらタスク管理するようになった。
単発のタスクリストのスケジュール化はなかなか難しいし、熟練が必要と感じているところだ。
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