貴重な時間を上手に活用する5つの方法【経営者の悩み解決】

とにかくお忙しい経営者の方々は、時間の使い方について日々様々な工夫をされているのではないでしょうか。

誰にも平等に与えられた1日24時間をいかに有効かつ効率良く使うかでビジネスの結果も大きく変わってきます。

そんな貴重な時間を有効に使う方法についてお話しさせて頂きます。

今回のテーマは
「貴重な時間を上手に活用する5つの方法」
です。

私は元経営者、現カウンセラーブロガーのhajimeと申します（詳しくは「はじめまして」をご覧くださいhttps://hajime0-0blog.com/27/）。

約２０年間の会社経営で得た経験とカウンセラーという資格を生かし、現在経営されている方々へ少しでもお役に立てればと思い、オンラインカウンセリングルームを運営しながらブログを書いています。

今回の記事が経営者の皆様のお役に立てたら幸いです。

☆今回のテーマは stand.fm「hajimeラジオ」でも放送しておりますので”ながら聞き”でもお楽しみ頂けます。無料アプリインストールはこちら⇒stand.fm

時間管理が苦手な経営者
時間管理が優れている経営者
時間をうまく使えている経営者のメリット
時間管理が上手になる5つの方法
まとめ

時間管理が苦手な経営者

経営者自身の行動ひとつで会社の業績が変わるため、１分でも無駄にしたくないと考えている方も多いと思います。時間の使い方ひとつで、経営者人生にも大きく関わってきます。

しかし時間がなかなか有効活用できていない、ついつい無駄な時間を使ってしまうなど、時間管理が苦手な経営者の方もいらっしゃると思います。

はじめに時間管理が苦手な方の特徴をみていきたいと思います。

優先順位がつけられていない上、それに気付けていない

経営者は多くの仕事を抱えているため、正しく優先順位をつけて仕事を進めなくてはいけません。そのため仕事を始める前に、タスクを確認して優先順位をつけていると思います。

朝、順調にスタートしても、営業が開始すれば新たな仕事、課題、問題が発生し、タスクが増えていきます。すると、優先順位を考えず今入ったばかりの仕事に手を付けてしまったり、やりやすいことからやってしまい肝心なことが抜け落ちていきます。

事前に優先順位をつけていとしても、新たな仕事が加わってきた時、思考停止になり優先順位を無視してしまっては意味がありません。

経営判断が鈍っている、または遅い

時間管理ができていない経営者は、なんとなく毎日が忙しく過ぎていき、じっくり腰を据えて決断する時間もないため、重要な案件についても決断力が鈍っていきます。

決断力が鈍っていても経営者ですので決断しなくてはいけません。

決断力が鈍っていると決断するまでに多くの時間が掛かります。頭の中が整理されていれば、正しい決断を短時間でできるものが、だらだらと無駄な時間を使ってしまう上、判断にもミスをしてしまう恐れがあります。

スケジュール管理ができていない

時間管理が苦手な経営者は、スケジュール管理に無理があるケースが多いです。
どう考えても “無理だろう” と思われるような商談日程を組んでしまい、時間通りに来た相手を待たせてしまう。それだけではなく、自身も商談に望む準備が不十分なため有益な商談にならず、結果に結びつかない。

そもそも無理な日程を組んでしまう方は、スケジュールをきちんと把握していないという根本的な問題もありますが、時間の読みが甘いというケースもあります。

時間管理が優れている経営者

かなりのハードワークでも「仕事も遊びも両立している」という経営者の方もいらっしゃいます。こういう方の多くは、仕事でも成果が出ていて、趣味なども楽しめており、充実した生活を送られていることと思います。

では、このように時間を有効活用されている経営者の特徴をみていきます。

自分の能力を正しく理解している

経営者であれど、仕事に得手不得手がありますが、それぞれの仕事時間を正しく予想できます。つまり、苦手な仕事は余裕を持った時間組みを行っているということです。

また、自分のキャパシティーを理解しているのも特徴です。
「この辺りまではできる」「ここまでは無理だ」と自分の限界を知っています。また、自身の長所や短所も理解しているでしょう。
そのため、はじめから無理な予定を組まないため、スケジュール全体に無理がないので心にも余裕が生まれます。

集中力が高いので、決断も早い

時間管理が優れている人は、「何時までにこれを終わらす」と決めたら集中して終わらせます。処理能力が高いとも言えますが、そもそも時間の読みも正しいので、何事も時間通りに終えることができます。

また、集中力が高いと、物事の決断も早く、しかもミスがほとんどないでしょう。
“経営者は決断業” というほどですので、毎日数多くの決断をします。その決断する時間が遅いと多くの時間を割いてしまうだけでなく、肝心な行動に移る時間も遅れてしまい、結果ビジネスチャンスを逃してしまう可能性も高まります。

自己管理ができている

時間管理ができている経営者は、「自己管理」も優れています。
たとえば、毎日やる仕事は何時から何分間で終わりにするというようにルーティン化されているため、悩むという無駄な時間を使いません。

仕事の上で「考える」ということはあっても「悩む」という無駄な時間を使わないため、時間を有効活用できるだけでなく、頭も無駄遣いしません。

時間をうまく使えている経営者のメリット

では時間管理に優れた経営者はどのような効果を得ているでしょうか。

メリットをみていきます。

仕事で成果を出せる

時間だけではなく思考においても無駄遣いがない経営者は、全ての面において極めて効率的に仕事が進みます。効率的な仕事を行えれば、自ずと結果にも結び付きます。

正確でスピードのある仕事は、ビジネスを行う相手にも効果があります。
取引先へのレスポンスも早いため、信用や信頼も高まります。
「あの社長へ頼めば、レスが早く、良い仕事をしてくれる」となれば、ビジネスにおいて大きな成果を出せるのは当然と言えるでしょう。

達成感、充実感を味わえる

仕事が思い通り進められたという「充実感」というのは、決して経営者だけではなく働いている人すべてが日々味わいたい嬉しい感情だと思います。
特に経営者は、主体的に時間を決めることができるため、時間管理能力が高ければ毎日味わうことができます。

そして、この幸福感を日々味わうことで不安などといったネガティブ感情が消え、心に余裕が生まれてきます。仕事で生み出されたこの余裕は、更に仕事で生かされ、好循環を生み出します。そして、日々自己成長を遂げ、優れた経営者へ成長していきます。

経営者人生が大きく変わる

時間の無駄遣いをせず、時間管理がきちんとできると、仕事に集中する時間と、プライベートを有意義に過ごそうという時間のメリハリがつきます。
メリハリがつくと生活リズムも整ってきます。

毎日の生活が整っていれば精神的にも安定してくるので、決断業と言われる経営者にとっては迷いのない安定的な決断が常にでき、大きなプラスになることは間違いありません。

時間管理が上手になる5つの方法

メリットをお話ししてきたところで、具体的に時間管理がうまくいく5つの方法をご紹介します。

①正しい優先順位とスケジュール管理

全てのタスクにおいて正しく優先順位をつけていきます。
新たに加わったタスクもすぐに取り掛かるのではなく、他のタスクと比較して必ず優先順位をつけるようにしましょう。

更にそれらを優先順位が高い順にABCなど３つに分類することをお勧めします。
【参照】こちらの記事もご覧ください⇒「ABC分類と仕事の棚卸しで貴重な毎日を大切に」

また、このタスクの優先順位に基づいて、スケジュールも組み立てていきます。
日々の目標タスクが達成できるよう、商談などのスケジュールを無理なく組み込んでいきます。もちろんスケジュールを組み込む際にも優先順位をつけましょう。
「このタスクとこの商談はどちらが優先順位が高いのか？」など。

②早起きと前向き思考

何か重要な決断をする時は朝一番で考えると良いとい言われる程、朝は脳がフレッシュな状態です。ビジネスにおいてのゴールデンタイムを無駄にしないよう、早起きすることを習慣化します。

また、ネガティブな思考は悩み事が増え、決断力も鈍り、行動力も減少します。何か問題が発生した時でも、脳を柔らかくして物事を多面的に考えることでポジティブ思考で問題解決することができます。

そして問題解決の行動をすぐに取るようにします。この行動は、充実感や達成感、自己肯定感にも結び付きます。

③整理整頓して身の回りをスッキリさせておく

書類は山積みでファイリングされおらず、ＰＣの中も管理が不十分、引き出しやバッグの中もグチャグチャ。これでは、書類やモノを探すだけでも時間を要するだけでなく、重要な書類を紛失してしまう可能性もあります。
このような状態では当然成果も出ません。

身の回りは常に整理しておき、探し物という無駄な時間をできる限り短縮させるよう日頃から努めておきましょう。

④自己理解を深めると同時に人に頼ることも知る

自分の思考の癖などを深く理解していれば、無茶な判断をしたり、無理な予定を組んだりもしません。つまり身の丈に合った判断が常にできるため、仕事もスムーズに運びます。

また、経営者の方は責任感が強い方が多いです。そのため自分一人でなんとかしようとしてしまいがちです。一人で出す成果には限界があります。取引先や経営者仲間などを頼り、力を貸してもらって物事を進めていけば大きな結果を出せるものでしょう。

⑤ポモドーロ・テクニックで効率性を高める

ポモドーロ・テクニックとは、作業時間を25分＋休憩5分をひとつの単位としてタスクを実施していくという考え方です。人の集中力はなかなか持続しないことから、25分単位で仕事を進めたほうが効率的であると言われています。

25分をひとつの目標にしてタスクを処理していくことで、達成感や充実感も味わいやすくなります。

そのポモドーロ・テクニックを実践するために有効なアイテムが出ているのでご紹介させて頂きます。好きな時間の数字面を上にして置くだけでタイマーがセットされ、時間がきたらお知らせしてくれるので作業に集中できます。

TickTime・新時代のデジタルタイマー

【簡単は操作】TickTimeは時間を管理したい時に役立つ、新しいデジタルタイマーです！直感的な操作で簡単に時間の管理をすることができます。

【カウントダウン】このタイマーは日常の時間管理に最もよく使われる６つの時間の数字を正六角柱の横の表面に配置しています。ボタンを押さず、横に倒すだけで上に向いている数字の時間のカウントダウンが始まる斬新なデザインです。

【充電式・約10時間使用可能】１回のフル充電で約10時間使用可能です。